Podemos definir la planificación como “una actividad racional que tiene por objeto decidir sobre la asignación de recursos escasos en el logro de objetivos múltiples, a través de medios adecuados para su obtención” (Espinoza, 1989)2, “el proceso de determinar objetivos y definir la mejor manera de alcanzarlos” (Díez y Rivas, 2002)3 o bien “el proceso mediante el cual, partiendo de unos determinados antecedentes (por ejemplo, información aportada por evaluaciones previas o políticas o planificaciones de nivel superior) se toman decisiones que permiten establecer tanto los objetivos que se desean alcanzar como la manera de alcanzarlos (señalando por ejemplo, actividades y recursos necesarios)” (Fantova, 2005)4. La planificación, por tanto, nos sirve para analizar una situación, decidir en que dirección queremos transformarla, y utilizar eficazmente los recursos escasos, seleccionando entre determinadas alternativas cual es la más adecuada.

Existen diferentes tipos de planificación uno de ellos es la planificación estratégica. La planificación estratégica “es una poderosa herramienta de diagnostico, análisis, reflexión y toma de decisiones colectivas, acerca del que hacer actual y el camino que deben recorrer en el futuro las comunidades, organizaciones e instituciones. No solo para responder ante los cambios y las demandas que les impone el entorno y lograr así el máximo de eficiencia y calidad de sus intervenciones, sino también para proponer y concretar las transformaciones que requiere el entorno” (Burgwal y Cuéllar, 1999) 5.

Tipo de planificación Duración Fin Actividades y proceso Formalización
Estratégica 5-10 años Determinación de la razón de ser, de las grandes orientaciones y fines. Orientación y prioridades. Plan
Táctica 3-5 años Disposición de los recursos. Distribución de los recursos y actividades para alcanzar los objetivos. Programa
Operativa Un año Utilización de los recursos. Desarrollo de las actividades en el espacio y en el tiempo. Proyect

Tomado de (Medina, 1995)6

La planificación estratégica adquiere cada vez una mayor importancia, fundamentalmente por que el entorno es cada vez más cambiante y complejo (Bueno, 1996)7. Es la herramienta más poderosa con que cuenta una organización para expresar su visión sobre cómo debe ser el mundo, una oportunidad para describir aquellos temas que considera claves, y presentar sus ideas sobre cómo deben ser tratados y resueltos más efectivamente, representa la promesa que la organización hace a la sociedad civil acerca de lo que desea alcanzar (MacLeod, Leon y Esquivias, 2002)8. No se trata únicamente de adaptarse al entorno, si no de crear un “futuro deseado”, como quiero que sea el mundo y que tipo de organización es la más idónea para actuar en ese nuevo entorno. Los sistemas clásicos de dirección y gestión se muestran ineficaces en el intento de adaptación a un entorno, por que no, también cada vez más hostil y competitivo en el sector no lucrativo. Para resolver esta necesidad es por lo que aparece la planificación estratégica o dirección estratégica (Navas y Guerras, 2002)9. La dirección estratégica pretende identificar de forma precoz los cambios externos e internos para dar respuestas rápidas, procurando que el nivel de sorpresa sea el menor posible. No puede definir con claridad todas las acciones que deben acometerse para lograr los objetivos, define las líneas maestras de actuación, sobre la base de un conocimiento de las relaciones entre la organización, sus actividades, el entorno y los resultados, aportándonos un marco o patrón para guiar la toma de decisiones de los diferentes niveles de la organización (González y Ventura, 2003)10. En síntesis trata de darnos respuesta a (Moreno, 2007)11: ¿Qué hace que la organización exista?, ¿Qué hace ésta? y ¿A dónde debería ir? La planificación estratégica nos debe facilitar comprender un entorno con aspectos sociales, políticos, tecnológicos y económicos nuevos, complejos y diversos, pensar con otra óptica respecto al entorno y la organización, cuestionarnos la estructura y actividad de la organización, en su permanente necesidad de adaptarse al entorno, buscar soluciones a problemas estratégicos12 y definir las políticas que a corto y medio plazo los posibilitan (Bueno, 1996)13.

El problema que nos encontramos, es que los sistemas de planificación y gestión no están diseñados, ni desarrollados para entornos 2.0. Están pensados para entornos estables, donde la competencia es previsible, se hacen siempre las mismas tareas, se requiere que los miembros de la organización simplemente obedezcan y trabajen como autónomas. Es lo que Pilar Jericó14 denomina gestión basada en el miedo (Jericó, 2009)15. Debemos diseñar sistemas de planificación capaces de responder a los cambios que se están produciendo en nuestra sociedad, nuevos modelos de organización, trabajo en red, innovación y creatividad, nuevos tipos de liderazgo, entornos cambiantes y convulsos, mercados inestables, usuarios que pueden elegir entre diferentes alternativas, la necesidad de que los miembros dediquen todo su potencial, creatividad y compromiso a la organización.

Además, el tercer sector tiene unos valores que se identifican bastante con los valores de la Web 2.0. Por ello, planteamos la utilización de herramientas y técnicas de la Web 2.0, junto con instrumentos más clásicos de planificación, para realizar planes estratégicos en el tercer sector. Es en este contexto donde hablamos de wikiplanning o planificación 2.0. Wikiplanning es el sistema de planificación para contextos complejos, que incorpora herramientas de la Web 2.0, para conocer de forma permanente, los cambios que se producen en el entorno y las expectativas de los diferentes grupos de interés, utilizando la inteligencia colectiva, la innovación abierta y el trabajo en red; empoderando a un grupo, colectivo u organización para que puedan colaborar en la decisión sobre su propio futuro y cual es el camino por el que deben avanzar, para responder eficaz y eficientemente a las exigencias del entorno y puedan crear la organización deseada.

Este sistema debe cumplir algunos requisitos, responder tanto a los cambios del entorno, como al nuevo modelo de organización, como a los nuevos miembros, como ser capaz de organizar el enorme volumen de información a la que podemos acceder. Debe ser capaz de observar constantemente el entorno para detectar los cambios y en ciclos muchos mas cortos que los habituales. ¿Podemos tener planes estratégicos que no cambien en 4 o 5 años? ¿Podemos tener ciclos de planificación anuales? ¿Podemos planificar escuchando las conversaciones que los usuarios, clientes, voluntarios, miembros, mantienen en la red? Todo proceso de dirección estratégica que pretenda ser útil para la organización debe tener en cuenta al menos (Algalila, 2002)16:

  • Adaptación permanente a las nuevas realidades impuestas por el entorno cambiante. ¿Damos las respuestas adecuadas a los cambios del entorno?
  • Diferenciación, ser capaces de ofrecer cada vez más productos y servicios diferenciados de otras organizaciones. ¿Qué nos hace únicos?
  • Satisfacer a los diferentes grupos de interés. Como somos capaces de satisfacer las demandas de nuestros grupos de interés. ¿Estamos cumpliendo con sus expectativas?

Es importante estar abierto al mayor número de grupos de interés. No debemos nunca confundir el proceso de toma de decisiones, que corresponderá a los órganos que la organización tenga estipulados, con el proceso que nos permite disponer de información para tomar una decisión lo más adecuada posible. Sin “escuchar” las propuestas de todos, es poco probable que tomemos la decisión adecuada. Los procesos de diagnostico deben estar lo mas abiertos posible. Las nuevas tecnologías nos permiten crear amplios procesos de participación a muy bajo coste. Si queremos ser una organización 2.0, el diagnostico deberá extenderse al mayor numero de grupos posibles, y ser muy tenidos en cuenta en la toma de decisiones, aunque formalmente no les corresponda tomar la decisión.

A lo largo de proceso iremos introduciendo progresivamente diferentes herramientas que nos permitirán la participación de diferentes agentes implicados. En la mayoría de los casos pueden utilizarse varias. Proponemos la que consideramos más adecuada, pero en cualquier momento puede ser sustituida por otra similar en función de los intereses y características de la organización. No se trata de hacer un despliegue de medios para deslumbrar a los participantes, si no de utilizar las herramientas que puedan responder a nuestros intereses y adecuadas al grupo con el que vamos a trabajar. Como siempre no existen recetas mágicas y tendremos desde el conocimiento de la organización proponer el modelo adecuado.

Cada autor plantea diferentes fases en el proceso de planificación estratégica. Aunque con nombres u orden distinto, coinciden de modo global en que acciones tienen que desarrollarse para la elaboración de un plan estratégico. Podemos, de forma general, estructurar el proceso de planificación estratégica en torno a cinco grandes etapas:

  1. La preparación
    1. Organización de proceso ¿Aquí quien lidera?
    2. El papel de los consultores ¿Solo o en compañía de otros?
  2. Análisis estratégico
    1. El escaparate: ¿cómo somos? ¿cómo nos ven?
    2. El Ágora: ¿Con quien nos relacionamos? ¿Que esperan de nosotros?
    3. La piedra filosofal: ¿Cuáles son nuestros valores?
    4. Conócete a ti mismo: ¿Cómo somos?
    5. El observatorio: ¿Qué pasa ahí fuera?
      • El entorno genérico: ¿Cómo es el contexto?
      • El entorno específico: ¿Qué afecta a nuestro sector?
    1. Lo primero es lo primero: ¿Cuáles son los elementos estratégicos?
  1. Formulación estratégica.
    1. Misión: ¿Para que existimos?
    2. Visión: ¿Cómo queremos ser de mayor?
    3. Definición de objetivos: ¿Qué queremos lograr?
    4. Definición de estrategias. ¿Cómo vamos a lograrlo?
    5. Redacción del plan estratégico: Y ahora ¿cómo comunico todo esto?
    6. Por que fracasan los planes ¿En que puedo equivocarme?
  2. Implantación y seguimiento
    1. Implantación: ¿Cómo ponemos en marcha todo esto?
    2. Resistencias al cambio ¿Y si no podemos?
    3. Seguimiento y control: ¿Estamos haciendo lo correcto?

1 Este apartado es una adaptación de NAVAJO, PABLO: “Planificación estratégica en organizaciones no lucrativas. Guía participativa basada en valores”. Narcea Madrid, 2009.

2 ESPINOZA VERGARA, M. “Programación. Manual para trabajadores sociales”. Humanitas, Buenos Aires, 1989

3 DÍEZ DE CASTRO, J. y RIVAS COSTA, J.: “Planificación” en Díez de Castro, J., Redondo López, C., Barreiro Fernández, C. y López Cabarcos, M .A. “Administración de empresas: Dirigir en la sociedad del Conocimiento” Pirámide, Madrid, 2002.

4 FANTOVA AZCOAGA, FERNANDO: “Manual para la gestión de la intervención social”. CCS, Madrid, 2005.

5 BURGWAL, GERRIT y CUELLAR, JUAN CARLOS: “Planificación estratégica y operativa aplicada a gobiernos locales. Manual de facilitación”. Abya Yala, Ecuador, 1999.

6 MEDINA TORNEO, M.E: “Organizar, planificar y evaluar en las entidades asociativas”. Fed. Asociaciones Murcianas. 1995.

7 BUENO CAMPOS, E.: “Dirección estratégica de la empresa: metodología, técnicas y casos” Pirámide, Madrid, 1996.

8 MACLEOD, P. LEÓN, P y ESQUIVIAS, P.: “Planificación estratégica y financiera integrada para organizaciones no gubernamentales”. The Nature Conservancy, Virginia. http://parksinperil.org/files/integrated_strategic_financial_spa.pdf 2002.

9 NAVAS LÓPEZ, J. E. y GUERRAS MARTÍN, L. A.: “La dirección estratégica de la empresa: Teoría y aplicaciones” Civitas, Madrid, 2002.

10 GONZÁLEZ FIDALGO, E. y VENTURA VICTORIA, J.: “Fundamentos de administración de empresas”, Pirámide, Madrid, 2003.

11 MORENO ARAGONESES, JULIO: “Gestión de entidades no lucrativas”. Colección negocios, Thomson, Madrid, 2007.

12 Podemos definir el problema estratégico como el análisis y desarrollo de los retos e impactos, de las amenazas y oportunidades externas o del entorno e internas a que se enfrenta la organización.

13 BUENO CAMPOS, E.: “Dirección estratégica de la empresa. Metodología, técnicas y casos”, Pirámide, Madrid, 1996.

14 http://www.pilarjerico.com/

15 JERICÓ, PILAR: “No miedo en la empresa y en la vida”. Booket. Barcelona 2009.

16 ALGALIA, S. COOP.: “Manual de gestión de entidades juveniles”. Consejo de la Juventud de España, Madrid. http://www.cje.org/publicaciones.nsf/docs/5F7ENPISAZ?opendocument 2002.