Un proceso de Wikiplanning debe ser planificado cuidadosamente. Si queremos tener ciertas garantías de éxito, detrás de una aparente falta de control, y proceso dejado al azar, incluso en alguna ocasiones de aparente caos, debemos encontrar un gran trabajo de planificación y organización, realmente nada debe ser dejado al azar.

La organización formalmente deberá tomar la decisión de iniciar un proceso de planificación de este tipo. Estos procesos requieren que la organización aporte recursos, y que sus miembros dediquen tiempo al análisis y la elaboración del plan. El tiempo de reflexión es algo fundamental. Entre los recursos, se necesita disponer de acceso a herramientas 2.0. Pero, no solo por disponer de este tipo de herramientas podemos garantizar el éxito. Como hemos ido viendo, son fundamentales los cambios culturales y la apropiación de la herramienta. Cambios culturales para que los miembros tengan interés en participar, apropiación de la herramienta para considerarla como algo propio, útil y con las capacidades necesarias para poderlas manejar adecuadamente, se participará en la medida que puedo influir en las decisiones, si no ¿para que? ¿Tendrán el interés en participar en el proceso? ¿Están convencidos que su aportación es importante para la toma de decisiones de la organización? ¿Dispondrán de tiempo para participar? ¿Las peticiones que hagamos están ajustadas a este tiempo? ¿Se sienten libres para participar, opinar y expresar sus ideas? ¿Se tolera el error? ¿Existen coacciones o temores a la libre expresión de la opinión? ¿Tendrán la información suficiente para poder opinar? ¿Todas las opiniones serán valoradas independientemente del status de aquel que las propone? ¿Tienen fácil acceso a las herramientas 2.0? ¿Las conocen? ¿Las saben utilizar? Estas son algunas de las preguntas que tendremos que hacernos antes de poder iniciar este proceso. El cualquier caso, el proceso esta planteado comenzando con las herramientas que suponen una menor dificultad de uso, a aquellas que requieren una mayor conocimiento y experiencia, de tal forma que a lo largo del proceso se pueda ir produciendo también aprendizaje y apropiación por parte de todos los participantes.

Si un proceso de planificación estratégica tiene una gran transcendencia para la organización, iniciar un proceso de wikiplanning puede tenerlo mucho más. Va mas allá de la elaboración de un plan estratégico, estamos abriendo nuestra organización, tanto interna como externamente, nos estamos exponiendo públicamente, creando toda una serie de expectativas de participación y colaboración en el diagnostico, toma de decisiones, y cambios organizacionales de difícil vuelta atrás.

Por ello, la decisión de iniciar un proceso de wikiplanning debe ser tomada por el consejo de dirección, patronato, comité u otro organismo del más alto nivel, siendo muy conscientes de lo que implica este tipo de procesos, para que pueda asumir su liderazgo. Puede ser adecuado crear dos equipos de trabajo. Por un lado, el que podemos denominar “el equipo líder” formado por tres o cuatro directivos de alto nivel normalmente miembros del consejo o de la junta, por otro, “el equipo de acompañamiento”, de carácter técnico y no superior a 10 personas.

El equipo líder es responsable de liderar todo el proceso, marcar la política y dirección de los trabajos, dar ejemplo, facilitar la participación y garantizar que el proceso se desarrolla en los plazos previstos. Sin liderazgo, no lograremos los resultados adecuados, su implicación y compromiso es fundamental. El equipo líder deberá validar el proceso de elaboración del plan. Este proceso debe definir las actividades incluidas en el curso de todo el proceso, las personas responsables de la ejecución o la supervisión de tareas, los resultados deseados, los recursos requeridos y el marco temporal para su desarrollo.

El equipo de acompañamiento es responsable del desarrollo técnico del proceso, implicar a los grupos de interés, formar los diferentes grupos, dinamizar, decidir las técnicas y herramientas a emplear, formar a los miembros en el uso de las herramientas, acompañar en los diferentes pasos del proceso y elaborar los documentos que serán presentados para su validación al equipo líder. De este grupo saldrán las dos o tres personas que formalmente serán las responsables de la redacción final del plan.